Controllo del lavoro dei dipendenti e art. 4 dello Statuto: cosa cambia quando il lavoro si fotografa

Cosa dice davvero l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori

L’art. 4 della legge 300/1970 è stato riscritto dall’art. 23 del d.lgs. 151/2015, uno dei decreti del Jobs Act. Chi lo cita a memoria ricorda la versione del 1970 — «vietato il controllo a distanza» — e sbaglia bersaglio. Oggi sono tre commi, e vanno letti insieme.

Comma 1, la procedura. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori si possono usare solo per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale, e previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Non è un divieto: è una strada da percorrere prima di accendere. E la parola che pesa è quel «anche»: non serve che lo strumento sia nato per sorvegliare.

Comma 2, l’eccezione. La procedura non si applica agli strumenti usati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa, né a quelli di registrazione degli accessi e delle presenze. Il badge, il telefono aziendale, il computer: niente accordo, niente istanza.

Comma 3, la condizione che rende i dati usabili. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Il comma 3 è quello che quasi nessuno racconta, ed è il più importante nella pratica: rientrare nell’eccezione del comma 2 non basta. Senza informativa e senza rispetto del GDPR quei dati non si possono usare — non «con qualche rischio»: non si possono usare. Il che diventa molto concreto il giorno in cui servono per una contestazione, o per difendersi da una.

Uno strumento che fotografa il lavoro fatto è uno «strumento di lavoro»?

Può esserlo, e non è automatico. L’argomento a favore è nel gesto: chi lavora apre l’applicazione per sapere cosa va controllato, scatta, e legge subito cosa correggere — prima che passi qualcun altro. È il metro con cui chiude il lavoro, come una dima o un calibro. L’argomento contrario è l’uso: se le foto servono solo a chi controlla dopo, e a chi lavora non torna niente, lo strumento somiglia più a un controllo che a un attrezzo. Dove cade il vostro caso lo dice il consulente del lavoro, non chi vi vende il software.

E in ogni caso l’eccezione copre lo strumento per come è fatto, non per il nome che gli si dà: vale finché le funzioni servono a lavorare. Se se ne aggiungono che servono solo a sorvegliare, lo stesso software torna sotto il comma 1. Gli esempi tipici:

• la posizione del dispositivo: sapere dove si trova una persona minuto per minuto non serve a fare bene un lavoro;
• il conteggio dei tempi morti, che misura il comportamento e non il lavoro;
• le classifiche individuali di produttività, che fanno di un registro di esecuzione una valutazione permanente;
• gli allarmi automatici sulla singola persona — «X è in ritardo di sette minuti» —, cioè sorveglianza sistematica di un individuo.

La domanda da farsi, funzione per funzione, è secca: serve a fare il lavoro o serve a guardare chi lo fa?

Che c’entra una foto del lavoro con tutto questo

C’entra, e va detto senza giri di parole. Di ogni scatto Precisino registra:

• quale lavoro è stato fotografato, e quando: il giorno e l’ora dello scatto;
• con quale etichetta: il nome della postazione oppure, se la postazione lo chiede, il nome che scrive chi scatta;
• la fotografia, che riguarda il lavoro e non la persona;
• il verdetto, voce per voce: cosa va bene, cosa non va, cosa non si vede;
• se chi coordina ha confermato o contestato quel verdetto, e la nota che ha lasciato.

Sembrano dati su un pezzo, una camera o un quadro elettrico. Diventano dati personali di un lavoratore appena l’etichetta porta a una persona — un nome, o una postazione dove in quel turno lavora una persona sola — perché raccontano com’è andata la sua prestazione. Che il soggetto della frase sia «il riduttore della linea 2» non cambia niente: se accanto c’è un nome, il dato è suo.

Conta anche perché si registrano, perché le finalità dichiarate reggono tutto il resto. Di solito sono due: far uscire il lavoro giusto — chi lo fa vede subito cosa correggere — e documentare com’era verso il cliente, il committente dell’appalto o chi viene a controllare. Nessuna delle due è «misurare le persone», ed è questo che permette di dire, davanti a chiunque, a cosa serve il registro.

Chi è titolare e chi è responsabile (art. 28 GDPR)

Il titolare del trattamento è il datore di lavoro. È lui che decide perché e come quei dati si trattano, e che deve dare l’informativa, tenere il registro dei trattamenti, rispondere ai lavoratori che esercitano i loro diritti e, se serve, percorrere la strada del comma 1. Niente di questo si delega a chi fornisce il software.

Chi fornisce il software è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR: tratta quei dati per conto del titolare e solo su istruzioni documentate. Il rapporto va messo per iscritto e deve dire almeno oggetto e durata, tipi di dati, misure di sicurezza, sub-responsabili e cosa succede ai dati alla fine.

Quattro domande da fare a qualunque fornitore, prima di firmare:

1. Mi date l’atto di nomina ex art. 28, o devo scriverlo io?
2. Dove stanno i dati, e se escono dall’Unione europea con quale garanzia?
3. Chi sono i vostri sub-responsabili, uno per uno, e per fare cosa?
4. I vostri tecnici possono leggere i miei dati? In quali casi, e resta traccia?

Per Precisino le risposte sono pubbliche e stanno nella informativa privacy: infrastruttura in regione europea, elenco dei fornitori nominati responsabili col motivo per cui ciascuno c’è, e la regola sui dati dei clienti finali, per i quali non c’è nemmeno un campo.

L’informativa ai lavoratori: cosa deve dire

L’informativa dell’art. 4 comma 3 non è quella già consegnata all’assunzione: deve dire due cose molto specifiche in più, come si usa lo strumento e come vengono effettuati i controlli. Un testo che elenca finalità e basi giuridiche ma non spiega che ogni scatto resta a registro con l’ora e con l’etichetta di chi l’ha fatto, e che quel registro lo legge chi coordina, non assolve l’obbligo.

Un’informativa adeguata contiene:

• chi è il titolare, e a chi si scrive per esercitare i diritti;
• quali dati si registrano e da dove nascono — non «dati relativi all’attività lavorativa», ma l’elenco: la foto, l’ora dello scatto, l’etichetta di chi l’ha fatto, il verdetto voce per voce, la conferma o la contestazione di chi coordina;
• quali dati NON si registrano: posizione, comunicazioni private, navigazione fuori dall’applicazione, fotografie di persone. È la parte che le persone vogliono davvero sapere;
• finalità e base giuridica di ciascuna;
• chi vede cosa, meglio se in una tabella;
• come e quando si controlla, e che non ci sono controlli in tempo reale sulla singola persona;
• per quanto tempo restano i dati individuali, e i diritti degli artt. 15-22 GDPR, col reclamo al Garante.

Due precisazioni che evitano gli errori più comuni. L’informativa non è un consenso: il trattamento si fonda sull’esecuzione del contratto, non sul consenso del lavoratore, che in un rapporto squilibrato non sarebbe libero. Si raccoglie la presa visione con la data, e il rifiuto di firmare non toglie a nessuno lo strumento con cui deve lavorare. E si consegna prima di accendere: i dati raccolti nelle settimane precedenti restano inutilizzabili.

L’informativa la scrive il vostro consulente del lavoro, sulla vostra azienda: un modello buono per tutti non esiste. Da Precisino potete avere la parte che sappiamo noi — l’elenco esatto di cosa il servizio registra e di cosa non registra, voce per voce, con accanto da dove nasce ogni dato. È un punto di partenza serio, non un documento da fotocopiare. Chi vi desse un testo dicendo «pronto, firmatelo» vi starebbe facendo un danno.

Come il prodotto è costruito per non essere un braccialetto

Le tutele che dipendono dalla buona volontà durano quanto la buona volontà: reggono solo quelle scritte nel prodotto. L’elenco vero, senza aggettivi:

• Niente geolocalizzazione. Precisino non chiede mai la posizione al telefono di chi lavora, né in continuo né al momento dello scatto. Il luogo, nel registro, è il lavoro fotografato — la linea, la camera, l’impianto: un dato dell’incarico, non della persona.
• Niente classifiche fra persone. Non esiste una schermata che ordini i lavoratori per rendimento, velocità o numero di «non va». Non è un’impostazione: quella vista non c’è.
• Niente tempi e niente cottimo. Di uno scatto si registra l’ora, non quanto è durato il lavoro: non c’è un cronometro, e non c’è un posto dove impostare una retribuzione a pezzo.
• Niente dati personali dei clienti finali. Non c’è un campo dove scriverli: quello che si passa insieme allo scatto lo decide chi chiama, e resta suo.
• Foto di lavori, ambienti e attrezzature, mai di persone. Un pezzo montato, una camera, un quadro: fotografare persone non è previsto dal servizio, e a chi lavora è chiesto di non farlo.
• Il nome solo se lo decidete voi. Una postazione può firmare gli scatti col proprio nome — «Linea 2» — oppure chiedere il nome a chi scatta: si sceglie quando la si crea.
• Ambiti stretti. Una chiave vede solo i lavori che portano le sue etichette, e i verdetti di quelli. Quello che è fuori ambito non risulta nemmeno esistere.

Nessuna di queste voci è un vanto: è il minimo perché uno strumento operativo resti tale. Ma vanno dette, perché la domanda che le persone si fanno il primo giorno — «adesso mi controllano?» — merita una risposta verificabile e non una rassicurazione.

Si possono usare a fini disciplinari?

In linea di principio sì: il comma 3 dice «a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro». Ma «in linea di principio» pesa, e le condizioni sono cumulative.

• L’informativa dev’essere stata consegnata prima, e dire anche come si effettuano i controlli.
• Valgono minimizzazione e proporzionalità: si guarda quello che serve al caso, non si passa a setaccio la storia di una persona.
• Restano le garanzie dell’art. 7 dello Statuto e quelle del contratto collettivo. Un dato in una tabella non è un procedimento disciplinare.
• Non è ammessa la sorveglianza sistematica e continuativa di una singola persona.

E c’è una considerazione che non è giuridica ed è forse la più utile: questi dati dicono meno di quanto sembri. Un «non va» su una foto può voler dire distrazione, o un pezzo arrivato già difettoso, o una foto presa male, o un controllo foto che ha visto male. Il verdetto non lo sa, e chi lo usa come prova autosufficiente si espone.

La checklist del datore di lavoro, nell’ordine giusto

L’ordine conta: quasi tutti gli errori nascono dall’aver acceso lo strumento prima dei primi cinque passi.

1. Scrivete a cosa vi serve, due righe per finalità: tutto il resto si appoggia a quelle righe.
2. Qualificate lo strumento col consulente del lavoro: comma 2 o comma 1? Se ci sono funzioni di sorveglianza, spegnetele.
3. Se serve il comma 1, fatelo prima: accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure istanza all’Ispettorato territoriale competente.
4. Aggiornate il registro dei trattamenti (art. 30) e chiedete al vostro consulente privacy se serve una valutazione d’impatto (art. 35).
5. Firmate l’atto di nomina a responsabile, con elenco dei sub-responsabili e luogo di conservazione.
6. Scrivete e consegnate l’informativa, con la presa visione datata. Se in squadra si parlano più lingue, consegnatela in quelle lingue.
7. Configurate coerentemente: ambiti stretti — ogni chiave e ogni postazione vede solo i lavori che le servono. Quello che c’è scritto nell’informativa deve corrispondere a com’è impostato lo strumento.
8. Fissate i tempi di conservazione del dettaglio individuale: «per sempre» non è un tempo di conservazione.
9. Parlatene alla squadra prima di accendere: dieci minuti valgono più di qualunque documento.
10. Rivedete quando cambiano le funzioni: ogni funzione nuova rimette in gioco la domanda del punto 2.

Divulgazione, non consulenza: le domande da portare in studio

Ripetiamo quello che sta in cima, perché è la cosa più importante della pagina: questo testo non è un parere legale e non sostituisce il vostro consulente del lavoro. La qualificazione di uno strumento sotto l’art. 4 dipende da come lavorate voi, dal contratto collettivo, dalla presenza di rappresentanze sindacali e dalle funzioni che accendete. Cose che noi non sappiamo.

Se portate una sola pagina in studio, portate queste quattro domande:

1. Con le funzioni che uso, ricado nel comma 2 o mi serve accordo o autorizzazione?
2. La mia informativa dice abbastanza su uso dello strumento e controlli?
3. Quanto posso conservare il dettaglio individuale degli scatti?
4. A quali condizioni posso usare questi dati in un procedimento disciplinare?

Un’ultima cosa, detta da chi il software lo fa. Le aziende in cui questi strumenti funzionano non sono quelle che hanno nascosto meglio il controllo: sono quelle in cui le persone hanno capito che il registro serve anche a loro — a dimostrare che il pezzo era a posto quando è uscito dalla loro postazione, che la camera era in ordine quando l’hanno lasciata, che il difetto è arrivato dopo. Un registro onesto protegge in due direzioni, ed è l’unico modo in cui dura. Un buon esempio è il registro fotografico dell’RSPP, dove la tentazione di inquadrare le persone è massima e la regola dice il contrario.